記録

年末年始にあたって:記録による可視化のススメ

先回のブログ(11月17日投稿)から、しばらく期間が空いてしまいました。

本来であれば、下記のブックレビューの続きを書く予定でした。

「AI vs. 教科書が読めない子供たち」 新井紀子 著(東洋経済新報社)

ですが、あと数日で2020年から2021年になろうとしているこの時期、読書の皆様に少しでも参考になればと思い、この記事を書くことにしました。主に記録の大切さ及びどのように記録するか、を中心にまとめてみたいと思います。

記録による可視化-記憶だけでは振り返りができない

2020年もあと少しで終わろうとしています。皆様にとっても、今年1年はここ数年と違い、激動の1年であったであろうと、想像されます。特に、仕事をされている方であれば、これまで当たり前と思っていたことが、全く通用しなくなってしまい、多くの慣れないことに対応せざるを得ない状況だったのではないでしょうか。私自身も会社員であり、余計に手間のかかることが増えたと痛感しています。その中で、手帳に記録することは日々の日課として、継続していました。私の場合、仕事用とプライベート用で別々の手帳を使っています。

書く内容は、以下のように使い分けています。

1.仕事用は、ルーチン業務、打ち合わせ、会議の内容を中心

2.プライベート用は、私用のスケジュール、買い物、勉強した内容など、仕事とは全く別の中身

この中で、特に計画して期限までに完了していない場合、修正が必要となります。

仕事用の手帳は、2週間が見開きのものを使用し、先の予定等を見ながら期限を設定しています。相手があるもの(会議、打ち合わせなど)は、必然的に期限が設定されることが多いのですが、自分が主体で相手からの期限設定がないケースでは、記録をしていないと先延ばしにして、後で他のスケジュールと重なってしまい、大変な目に合うリスクが高くなります。私は、自らに期限を課し、締め切り効果を意識しながら手帳に書き込んでいます。これは、記憶だけだといずれ忘れてしまうことも、記録することで振り返りができ、併せて、可視化されることで、現在の立ち位置を見失うことを避ける効果もあります。

手帳の活用

この時期であれば、本屋などで所狭しに並んでいる手帳が挙げられます。大きさ、種類が様々あり、どれを選んで良いか迷ってしまいます。私も年末が近くなると、どの手帳を買おうか迷っていましたが、ここ4~5年は、仕事用、プライベート用ともに同じ物を使っています。やはり、本屋で中身を吟味しながら、実際に使ってみて、自分にしっくり合うものを選ぶのが良いのではないでしょうか。ただ、言えることは、どんな種類の手帳であっても、自分で実際に書いて汚しながら、使い込んでいくのが大切だと思います。

どのように記録するか

 ここでは、プライベート用の手帳について書いていきます。これまで手帳には、主に勉強した内容、その時間を中心に書き、加えて「週間タイムスケジュール」「THINGS TO DO」を週単位で作成して実績を可視化することを行ってきましたが、2021年から可視化の方法を変えることにしました。

具体的には、次の2点です。

1.手帳を変える

2.「週間タイムスケジュール」「THINGS TO DO」をやめる

その理由は、

1.ここ数年使ってきた手帳の使い出が、当初使い始めた頃に比べ、あまり良いと感じなくなった。これは、手帳の問題というより、私の書き込む内容や方法が変化してきたことが大きいです。

2.「週間タイムスケジュール」「THINGS TO DO」を書いてきたが、書くことが目的となってしまい、振り返りの手段として有効活用できていないと、強く感じるようになった。また、これらの帳票はある程度まとめて印刷し、記入後ファイリングするが、これも別保管としているため、後で振り返ることがほとんどなかった。

別保管としているから、何かの時に見るのが面倒、それなら上の2点を1つにまとめて書き込める手帳はないか、そんな思いから今回新たに使い始めたのが、「ほぼ日手帳」です。

大きさは、書き込みがしやすいA5サイズにしました。この手帳は、月毎、週毎、日毎の内容が1冊にまとまっており、余白も十分あるので「週間タイムスケジュール」「THINGS TO DO」の内容をこの手帳に書き込むようにしています。実際、今週から使い始めています。自分にしっくりくるには色々と試行錯誤が必要になりますが、1冊に集約できるので、見たいときにすぐ振り返りができ、可視化に役立ちそうです。値段は他の手帳と比べ、割高感はありますが1年に1回買うものなので、値段だけでなく自分にしっくりくるものを選びたいものです。

以上、ここまで年末年始にあたって、記録と手帳について書いてきました。

次回からは、ブックレビューの続きから始めます。

ちなみに、私が購入した「ほぼ日手帳」はこちらです。